Бизнес-фактор

В этой статье мы хотим обсудить процесс адаптации нового сотрудника, реализуемый силами службы персонала компании, учитывая лишь косвенное участие в этом процессе непосредственного руководителя.

Достаточно часто при обсуждении вопросов адаптации с нашими коллегами мы видели, что менеджеры по персоналу воспринимают адаптацию новых сотрудников как одну из надоевших формальных процедур, демонстрируя этим непонимание целей адаптации: «Зачем прописывать и регламентировать то, что и так понятно»?

Такое отношение имеет место быть при осознании адаптации как некого малозначимого процесса, цепочки определенных действий по отношению к новому сотруднику. Но надо понимать, что адаптация – это именно внутренний процесс, который неизбежно будет происходить с человеком. А внешние действия влияют на то, КАК это будет происходить и КАКОЙ БУДЕТ РЕЗУЛЬТАТ: адаптация или дезадаптация
 

Часто вся адаптационная работа менеджера по персоналу сводится к тому, что он  регулярно осведомляется у нового сотрудника: «Как у Вас дела? Все ли в порядке?»

Новичок же, в свою очередь, воспринимает эти вопросы как формальность и дань вежливости и, боясь показаться занудой, отвечает с «американской» улыбкой: «Все в порядке».

Попробуйте сами вспомнить, как часто в Вашей практике новый сотрудник, отвечая на такой вопрос, начинал действительно делиться информацией, говорить о своих трудностях?

Бывает, что человек готов поделиться, но сам не может понять свое состояние, сформулировать причины непонимания деталей  в новой работе и собственного пессимистичного настроя. Просто потому что испытывает стресс, запутался, устал и т.д.

Регламентированный HR-процесс адаптации как раз и помогает менеджеру по персоналу понять, из-за чего может произойти дезадаптация, и какие элементы адаптации важны на том или ином этапе работы сотрудника в компании.

Собственно говоря, наша позиция в отношении процедур адаптации проста: начните ее, думая не только о корпоративных интересах, бизнес- процессах и иных важных вещах, начните думать о том, КТО, КОГДА и ЗАЧЕМ пришел в Вашу компанию, и всем ли Вы его обеспечили для того, что бы  он начал быстрее и эффективнее работать, выполняя задачи компании.

 Чем быстрее вы начнете действовать в интересах нового персонажа Вашей рабочей команды, тем быстрее и полноценнее будет отдача от нового коллеги.

Для того чтобы получилось продумать адаптацию, нацеленную на человека, а не на должностную единицу, нужно вспомнить то состояние, которое вы сами неоднократно проходили при трудоустройстве в новую компанию.

Удивительно, но мало кто понимает, что адаптация в коллективе  и все эти «формальные обязательные действия» напрямую влияют на  природное, биологически обусловленное свойство человека – приспособление к окружающим условиям. В данном случае, окружающие условия – это профессиональная деятельность и внешние условия на работе.

Так что же происходит с человеком в процессе адаптации?

В этот период происходит согласование ожиданий компании и сотрудника по следующим критериям:

• Профессиональные ожидания (притязания) кандидата соотносятся с притязаниями компании на результат его работы.
• Профессиональные навыки кандидата соотносятся с готовностью компании предоставить задачи, адекватные этим навыкам.
• Ожидания кандидата от коллектива (атмосферы в нем) соотносятся с реальной корпоративной культурой в компании.

На этом пути сотрудник проходит 4 этапа:

I   Этап общей ориентации – знакомство с компанией и сотрудниками.

II  Этап вхождения в должность – приспособление к должности в компании.

III Этап действенной ориентации – сотрудник осваивает свои рабочие задачи.

IV Этап непосредственного выполнения функций – сотрудник самостоятельно работает.

Для того чтобы сотрудник мог эффективно проходить все эти этапы, ему необходима полная и своевременная информация (или понимание того, где и у кого эту информацию можно взять), внимание и помощь.

Не говоря уже об элементарных «бытовых» вопросах, связанных со знанием, где можно пообедать, где находится туалет,  к кому обращаться в случае возникновения проблем с компьютером,  и т.д.

От менеджера по персоналу зависит то, как будет организован этот процесс получения информации сотрудником. А также когда и в какой форме будет происходить получение обратной связи от сотрудника и от его непосредственного руководителя.

Что же должен узнать новый сотрудник, чтобы в первые недели работы в компании чувствовать себя комфортно?

Как минимум,  он должен обладать следующей информацией:

1. Информация о компании (история, миссия, цели, принципы, корпоративная культура, структура).

2.   Информация о подразделении, в котором он работает (структура, история, цели, задачи)

3.   Информация о собственном функционале, целях и задачах (со сроками и критериями оценки результата).

4 .   Бизнес-процессы и внутренние регламенты (правила и процедуры)

5.    Сотрудники, с которыми ему придется взаимодействовать особенно часто.

Обязательными действиями на этапе адаптации  являются составление плана вхождения в должность/плана адаптации (с датами и ответственными сотрудниками) и назначение наставника.

Хочется еще отметить и то, что неизвестность, возникающая из-за дефицита информации на первых этапах работы сотрудника в компании, всегда порождает ненужную тревожность, неуверенность. Но, согласитесь, для этого ли мы приглашали человека в компанию? Наша задача – снизить уровень стрессорных компонентов при вхождении сотрудника в должность в наших компаниях.

И, как выясняется, главное  - это предоставление информации, человеческое внимание и четкость поставленных целей и задач.

Если вернуться к этапам адаптации нового сотрудника, то третий и четвертый периоды - это то время, когда сотрудник приступает к выполнению конкретных действий, направленных на реализацию ранее созданного плана. Вот здесь-то и проявляются все информационные дыры первых двух этапов, и   ведущая роль отдается наставнику как человеку, знающему все мели в компании.

Какова роль менеджера по персоналу в эти периоды? Информационная и организационная: он получает постоянную обратную связь от нового специалиста и его руководителя, организовывает необходимые рабочие встречи внутри компании, отслеживает выполнение сотрудником пунктов Плана вхождения в должность.

Но не только организаторские способности менеджера по персоналу обеспечивают успешность адаптации нового сотрудника.

Адаптация – это, в первую очередь, внимание к человеку, проявляемое не одномоментно или хаотично, когда мы вспомнили, что пора бы позвонить и спросить, как там новый человек, а постоянно и в системе. В нашем случае, это внимание всегда не только приятно, но и необходимо.